Ukryte koszty spóźnionych płatności: statystyczne przedsiębiorstwo w Polsce traci blisko 30 000 zł rocznie na odzyskiwanie należności

Według danych z raportu Intrum – European Payment Report 2024 – przedsiębiorstwa w Europie zmagają się z zaległymi należnościami o wartości ponad 10,5 biliona euro, a na ich odzyskiwanie statystyczne przedsiębiorstwo poświęca 524 godziny w ciągu roku. Firmy w Polsce poświęcają na ten cel 534 godziny, czyli aż o 10 godzin więcej, co przy uwzględnieniu długości dnia roboczego, trwającego 8 godzin, przekłada się na ponad 66 dni robocze. Dla wielu takie poświęcenie jest znaczące, ponieważ jest to ponad ¼ etatu, która mógłby być poświęcona na podstawową działalność i rozwój przedsiębiorstwa.

Skala problemu: dylemat o wartości biliona euro

Europejskie przedsiębiorstwa są obecnie obciążone niespłaconymi należnościami o wartości szacowanej na 10,5 biliona euro. Podobnie, jak postacie z dramatu Samuela Becketta „Czekając na Godota", przedsiębiorstwa często znajdują się w niekończącym się oczekiwaniu na uregulowanie zaległych płatności. Przez to nieustanne czekanie, które może nigdy nie przynieść rezultatów, firmy tracą nie tylko czas, ale i zasoby, które mogłyby być przeznaczone na rozwój i innowacje.

Raport Intrum EPR 2024 ujawnił, że zarówno małe, średnie (MŚP), jak i duże przedsiębiorstwa borykają się ze znacznymi obciążeniami finansowymi. Średnio polskie MŚP zgłosiły ponad 400 tys. euro zaległych należności, podczas gdy duże przedsiębiorstwa średnio 3,65 miliona euro[1]. Choć duże firmy mają większe kwoty zaległych należności, mniejsze organizacje, dysponujące skromniejszymi zasobami, mogą być bardziej narażone na trudności finansowe związane z opóźnionymi płatnościami.

- Opóźnienia w płatnościach stanowią znaczne ryzyko dla kondycji finansowej przedsiębiorstw w całym kraju. Rozwiązanie tej kwestii ma kluczowe znaczenie dla utrzymania płynności i wspierania zrównoważonego rozwoju. Skumulowany efekt zaległych płatności prowadzi do poważnych problemów z przepływem gotówki, utrudniając firmie płacenie własnym dostawcom i pracownikom na czas. Tworzy to efekt domina, który zakłóca łańcuchy dostaw i – sumarycznie – całą gospodarkę. Opóźnienia w płatnościach zwiększają również koszty prowadzenia działalności, ponieważ firmy mogą być zmuszone do zaciągania krótkoterminowych pożyczek w celu pokrycia luk, a mamy obecnie środowisko wysokich stóp procentowych – mówi Dariusz Łupiński, ekspert Intrum.

Pochłaniacz czasu: godziny stracone na ściąganie opóźnionych płatności

Kwestia opóźnień w płatnościach wykracza poza wskaźniki finansowe, znacząco wpływając na produktywność przedsiębiorstw. Badanie Intrum wykazało, że nad odzyskiwaniem należności spędza się średnio 10,38 godziny tygodniowo – czyli 534 godziny rocznie[2]. Przy założeniu, że średni dzień roboczy trwa równo 8 godzin, stanowi to ponad 66 dni poświęconych wyłącznie na dochodzeniu należnych sobie pieniędzy. Choć czas spędzony na windykacji jest krótszy w stosunku do poprzedniego roku (570 godzin rocznie), nadal jest to więcej niż ¼ etatu, która mogłaby być wykorzystana do prowadzenia kluczowych działań. Zakładając, że pracownik zarabia średnią krajową i poświęca na windykację ćwierć etatu, sam koszt wynagrodzenia pracownika w skali roku wyniesie niemal 30 000 zł[3].

- Czas spędzony na egzekwowaniu płatności to zasoby zabrane z podstawowej działalności biznesowej. Usprawnienie procesów płatności i przyjęcie nowych strategii windykacyjnych może uwolnić cenne zasoby i poprawić ogólną wydajność biznesów. Dla wielu firm, zwłaszcza tych z mniejszymi zespołami administracyjnymi, to obciążenie jest znaczące. Odwraca uwagę od strategicznych działań, takich jak rozwój produktów, obsługa klienta i ekspansja rynkowa. Outsourcing windykacji do partnerów zewnętrznych może istotnie skrócić wysiłek wymagany do śledzenia opóźnień w płatnościach. Z kolei wdrożenie rozwiązań technologicznych, które wysyłają automatyczne przypomnienia i śledzą statusy płatności może pomóc firmom w utrzymaniu bardziej spójnego przepływu gotówki bez ciągłej samodzielnej interwencji, która pochłania czas i zasoby – zauważa Dariusz Łupiński.

Budowanie zaufania i terminowości

Z uwagi na to, że gospodarka się wzmacnia, firmy mniej martwią się o płynność finansową. Jednak spadek priorytetu dla zarządzania płynnością – z 87% w 2021 r. do 72% w 2024 r.[4] – budzi pytania o ich gotowość do radzenia sobie z opóźnionymi płatnościami i nieściągalnymi długami.

- Aby zwalczyć problem opóźnień w płatnościach firmy coraz częściej zwracają się ku wczesnemu zarządzaniu zaległościami, cyfryzacji, partnerstwom strategicznym i scentralizowanemu podejściu. Poprawa praktyk windykacyjnych i lepsza ocena ryzyka kredytowego to kluczowe obszary, w których firmy mogłyby działać inaczej, aby uniknąć gromadzenia nieściągalnych długów. Według raportu Intrum EPR 2024, 44% badanych organizacji przyznało, że poprawa ich praktyk windykacyjnych znacznie złagodziłaby nieściągalne długi, podczas gdy 30% wskazało na większe skupienie się na wczesnych zaległościach[5] – dodaje ekspert Intrum.

Tworzenie strategicznych partnerstw z przedsiębiorstwami zajmującymi się windykacją może odegrać kluczową rolę w sprostaniu tym wyzwaniom. Ponadto organizacje muszą upewnić się, że dobrze rozumieją zdolność swoich klientów do terminowego i pełnego regulowania płatności. Wiąże się to nie tylko z oceną zdolności kredytowej w momencie sprzedaży, ale także z utrzymywaniem bieżącej oceny kondycji finansowej klientów. Podobnie jak w filmie „Dzień świstaka", gdzie główny bohater doświadcza tego samego dnia w nieskończoność, firmy często znajdują się w pętli niekończących się czynności windykacyjnych. Każdy dzień spędzony na odzyskiwaniu należności przypomina powtarzającą się rutynę, która odciąga uwagę od rozwoju i innowacji. Warto zainwestować w nowe technologie i strategie, aby przerwać tę pętlę i skupić się na kluczowych działaniach biznesowych.

[1] Dane z raportu Intrum European Payment Report 2024.

[2] Tamże.

[3] Kwota szacunkowa obliczona w oparciu o wartość średniego wynagrodzenia oraz obowiązujące stawki i koszty ponoszone przez pracodawcę.

[4] Raport Intrum EPR 2024.

[5] Tamże.