Bezpieczeństwo e-Doręczeń: klucz do cyfrowego sukcesu Poczty Polskiej

Usługa e-Doręczeń otwiera drzwi do bezpiecznej komunikacji online, nie tylko między obywatelami, a administracją publiczną, lecz także w sferze biznesowej i pomiędzy osobami prywatnymi. Cyfrowe rozwiązanie Poczty Polskiej jest bezpieczną usługą zaufania i ma systematycznie zastępować tradycyjne listy polecone, gwarantując równocześnie taką samą ważność prawną, którą posiada korespondencja papierowa.

Usługi świadczone jako e-Doręczenia są usługami zaufania, świadczonymi na bazie Rozporządzenia eIDAS oraz norm ETSI, tak jak znane już nam wszystkim podpisy elektroniczne. Usługi zaufania świadczone są już w wielu europejskich krajach, a w przypadku usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (RDE), również przez operatorów pocztowych, którzy stali się tzw. dostawcami usług zaufania.

Usługa RDE, jako usługa zaufania, zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodnie z przepisami musi spełniać wymagania, które są jednolite dla wszystkich dostawców, a co za tym idzie nie można usług RDE projektować dowolnie.

Dzięki spełnieniu warunków określonych w przepisach zewnętrznych usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego gwarantuje przede wszystkim:

• integralność przesyłki, tj. zachowanie jej poufności od nadania do odbioru oraz jej niezmienność, czyli gwarantuje odbiór niezmienionej i nienaruszonej treści przesyłki, która wyszła od nadawcy,

• poufność – gwarancja dostępu do treści korespondencji jedynie przez nadawcę i adresata poprzez szyfrowanie wiadomości na etapie przekazania od nadawcy do adresata,

• identyfikację nadawcy i odbiorcy – jednoznaczne wskazanie tożsamości uczestników procesu poprzez uwierzytelnienie środkiem identyfikacji elektronicznej, czyli np. profilem zaufanym, e-dowodem czy przez aplikację mObywatel,

• znakowanie czasem z wykorzystaniem usługi zaufania - kwalifikowanego znacznika czasu – potwierdzenie dokładnego czasu każdego zdarzenia w procesie,

• dowody zdarzeń – m.in. potwierdzenie, kto i kiedy odebrał przesyłkę, co może być ewentualnym dowodem w postępowaniu np. sądowym,

• realizację usługi przez zaufaną stronę trzecią, tj. Operatora Wyznaczonego, który w procesie dostarczenia przesyłki elektronicznej nie ma dostępu do jej treści.

Usługi kwalifikowane dodatkowo są audytowane co 2 lata, dzięki czemu zapewniają weryfikację spełnienia norm oraz wymogów rozporządzenia eIDAS poprzez niezależnego audytora zewnętrznego.

Poczta Polska świadczy publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) do komunikacji z podmiotami publicznymi oraz kwalifikowaną usługę RDE (e-Polecony) służącą do komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi.

Każda przesyłka, wysłana za pomocą e-Doręczeń, zawiera informacje identyfikujące nadawcę, co ma na celu ochronę adresata przed zagrożeniami tj. phishing czy otrzymywanie niechcianych treści. To oznacza, że odbiorca będzie zawsze znał tożsamość nadawcy, a to pozwoli na bezpieczne rozpoznanie i unikanie potencjalnych zagrożeń.

Dodatkowo, w momencie odbioru przesyłki, generowany jest dowód zawierający jednoznaczne dane identyfikujące zarówno nadawcę, jak i adresata przesyłki, a także czas zdarzenia. Stanowi to gwarancję, że przesyłka dotarła do zamierzonego adresata i proces dostarczania przebiegł prawidłowo.

Dzięki tym środkom bezpieczeństwa i identyfikacji usługa e-Doręczeń Poczty Polskiej w porównaniu do tradycyjnego e-maila zapewnia użytkownikom poufność korespondencji, ochronę przed oszustwami internetowymi oraz pewność, że ich przesyłki bez problemu dotrą do zamierzonego adresata.

e-Doręczenia realizowane są w oparciu o adres do doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany przez Ministra Cyfryzacji

ADE jest nadawane w drodze decyzji administracyjnej, można ten proces porównać do nadawania indywidualnych numerów PESEL. ADE jest przypisany do danej osoby fizycznej, firmy, podmiotu publicznego, dzięki czemu mamy gwarancję, kto jest nadawcą i odbiorcą wiadomości. ADE posiada strukturę alfa-numeryczną (np. AE:PL-12345-67890-ABCDE-12) i wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE), czyli rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Ważnym aspektem jest również konieczność uwierzytelnienia się środkiem identyfikacji elektronicznej, zarówno aby złożyć wniosek o ADE, jak i korzystać z e-Doręczeń, dzięki czemu tożsamość użytkowników jest zabezpieczona.

System teleinformatyczny Poczty Polskiej spełnia wszystkie wymagania Rozporządzenia eIDAS i norm ETSI, dzięki czemu gwarantuje bezpieczeństwo przesyłki i to, że nie zostanie ona zmieniona na żadnym etapie wysyłki. Użytkownik na każdym etapie dostaje dowody potwierdzające m.in. nadanie, preawizację i odebranie korespondencji. Opatrzone są one kwalifikowanym znacznikiem czasu i zabezpieczone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usługi.

Doświadczenie Poczty Polskiej gwarancją bezpieczeństwa usługi hybrydowej

Bezpieczeństwo Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) jest zagwarantowane przez Pocztę Polską, która świadczy usługi hybrydowe od 2012 roku. PUH stworzono z myślą o adresatach, którzy nie zdecydują się na założenie ADE. Przesyłka w formie elektronicznej jest przekazywana do systemu Poczty Polskiej, gdzie w wyspecjalizowanych Ośrodkach Wydruku i Konfekcjonowania, w wydzielonej strefie z kontrolą dostępu, jest automatycznie drukowana i kopertowana na urządzeniach przemysłowych, następnie trafia do transportu i jest doręczana w sposób tradycyjny do odbiorcy. Nadawca zaś otrzymuje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru.

Spółka w ramach przeprowadzonej zewnętrznej weryfikacji spełnia wymogi bezpieczeństwa w zakresie usługi wydruku, konfekcjonowania, skanowania i przetwarzania dokumentów (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z normą  ISO/IEC 27001).

Poczta Polska zapewnia określone w ustawie Prawo Pocztowe warunki do przestrzegania tajemnicy pocztowej, zgodnie z art. 41 ustawy. Tajemnicą pocztową objęte są informacje przekazywane w przesyłkach, informacje dotyczące realizowanych przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług. Zgodnie z w/w ustawą Poczta Polska zapewnia warunki techniczne i organizacyjne świadczenia usług pocztowych niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa obrotu pocztowego.

Rozszerzenie e-Doręczeń dla biznesu

Poczta Polska, jako pierwsza w Polsce, zbudowała kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą jest e-Polecony. Usługa ta uzupełnia ofertę e-Doręczeń o komunikację między podmiotami niepublicznymi, m.in. osobami fizycznymi czy firmami.

Poczta Polska wpisana jest do rejestru, zarówno krajowego, jak i europejskiego, kwalifikowanych dostawców usług zaufania, posiada certyfikat dostawcy usług zaufania w zakresie świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Oznacza to, że pozytywnie przeszła audyt realizowany przez firmę akredytowaną przy Komisji Europejskiej.